Manager (m/w/d) Umschlag

DATENSCHUTZ

Wir freuen uns über Ihr Interesse an der Hamburger Hafen und Logistik AG (HHLA). Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten, die Sie uns zwecks der Bewerbung übersenden, sehr ernst und möchten Ihnen versichern, dass wir in der Verarbeitung Ihrer privaten Daten, die datenschutzrechtlichen Vorgaben einhalten. Dazu gehört, dass wir Sie über den Umgang mit Ihren Daten im Bewerbungsprozess bei der HHLA wie folgt informieren:

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung

Hamburger Hafen und Logistik Aktiengesellschaft
Bei St. Annen 1
20457 Hamburg
Telefon: +49 40 3088-0
karriere@hhla.de

Das elektronische Bewerbermanagementsystem wird von der HHLA als zentrales Bewerbungstool zur Abwicklung des Stellenbesetzungs- und Bewerbungsprozesses auch für zum HHLA-Konzern gehörende Einzelgesellschaften und der Zwischenholding eingesetzt. Verantwortliche Stelle für die jeweilige Stellenausschreibung und die Verarbeitung personenbezogener Daten im Bewerbungsprozess ist grundsätzlich die in der jeweiligen Stellenausschreibung angegebene HHLA-Konzerngesellschaft.

Bei Fragen zu diesen Hinweisen können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten (m/w/d) unter der genannten Adresse oder per E-Mail an datenschutz@hhla.de wenden.

Erfassung Ihrer Informationen

Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere Ihre Kontaktdaten (wie Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) sowie weitere Daten zu Ihrem Werdegang (z.B. Lebenslauf, Qualifikationen und Abschlüsse, Berufserfahrung) und Ihrer Person (z.B. Anschreiben). Hierunter können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten fallen (z.B. Angaben zu einer Schwerbehinderung). Mit der Versendung Ihrer Bewerbungsunterlagen übermitteln Sie neben Ihren persönlichen Angaben auch Dokumente wie Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige Nachweise. Alle mitgesendeten Dokumente werden von uns mit dem Absenden der Bewerbungsunterlagen automatisiert verarbeitet und in einer Bewerberdatenbank gespeichert. Ihre Anlagen werden mit einer Texterkennungssoftware verarbeitet und die erkannten Inhalte zu Ihrem Datensatz gespeichert. Ihre Originaldateien werden zu PDF-Dokumenten konvertiert und ebenfalls zu Ihren Datensatz gespeichert. Ihre Originaldateien werden daraufhin gelöscht. Im Falle fehlender Dokumente behalten wir uns vor, diese nachzufordern und ebenfalls in das Bewerbermanagementsystem nach dem hier beschriebenen Vorgang einzufügen.

Bitte stellen Sie sicher, dass Sie uns keine schädlichen Dateianhänge (z.B. Viren) zusenden. Persönliche Daten, die Sie an uns übermitteln, sollten in der Regel folgendes nicht enthalten:

• Informationen über Krankheiten,
• Informationen über eine eventuelle Schwangerschaft,
• Informationen über ethnische Herkunft,
• politische, religiöse oder philosophische Überzeugungen,
• Gewerkschaftszugehörigkeit und sexuelle Ausrichtung,
• diffamierende oder entwürdigende Informationen,
• Informationen, die in keinem konkreten Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stehen.

Die Informationen, die Sie uns übermitteln, müssen der Wahrheit entsprechen, dürfen keine Rechte Dritter, öffentlich-rechtliche Vorschriften oder die guten Sitten verletzen.

Wir verarbeiten ausschließlich die von Ihnen im HHLA Bewerbungsformular zur Verfügung gestellten und im weiteren Bewerbungsprozess erhobenen personenbezogenen Daten. 

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften. Die Datenverarbeitung dient der Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 88 Abs. 1 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG. In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre Daten, um berechtigte Interessen des Verantwortlichen oder von Dritten (z.B. Tochtergesellschaften des HHLA-Konzerns) zu wahren. Ein solches berechtigtes Interesse besteht insbesondere, wenn die Verarbeitung Ihrer Daten für einen konzerninternen Datenaustausch zu Verwaltungszwecken (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO) erforderlich ist. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Bewerbungsverfahrens der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z.B. Unterrichtung der Schwerbehindertenvertretung SGB IX § 81). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 Satz 1 BDSG.

Die Erforderlichkeit und der Umfang der Datenerhebung beurteilen sich u. a. nach der zu besetzenden Position. Wenn die zu besetzende Position insbesondere mit der Wahrnehmung besonders vertraulicher Aufgaben oder einer verstärkten personellen und/oder finanziellen Verantwortung verbunden oder an gewisse körperliche und gesundheitliche Voraussetzungen geknüpft ist, können risikoorientiert weitere Datenerhebungen erforderlich sein. Diese besonderen Datenerhebungen bzw. Verfahren (z. B. Eignungsuntersuchung, polizeiliches Führungszeugnis, Pre Employment Screening) erfolgen in der Regel erst unmittelbar vor Ihrer Einstellung und gehen ggf. mit gesonderten Informationen einher.

In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten auch zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder Dritten. Dies kann u.a. zur Verteidigung von Rechtsansprüchen nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) erfolgen. In diesem Zusammenhang haben wir ein berechtigtes Interesse daran, Ihre Daten zu Beweiszwecken zu verarbeiten.

Die Weitergabe Ihrer Daten an andere HHLA Konzernunternehmen kann erfolgen, soweit dies für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist. Die Rechtsgrundlage ergibt sich hier aus Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Außerdem sind wir aufgrund von europäischen und nationalen Regelungen zu bestimmten Datenverarbeitungen gesetzlich verpflichtet, insbesondere zu einem Namensabgleich / Datenabgleich mit den behördlichen Sanktions- und Anti-Terrorlisten (z. B. nach EU-Verordnungen Nr. 2580/2001 und 881/2002) verpflichtet. Hintergrund des Abgleichs ist, dass Personen und Organisationen, die auf den Sanktions- und Anti-Terrorlisten geführt sind, keine Gelder zur Verfügung gestellt werden dürfen. Dieser Abgleich erfolgt unmittelbar vor Ihrer Einstellung auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO.

Datenempfänger und Übermittlung der Daten

Das Bewerbungsportal wird von der HHLA zentral auch für zum HHLA-Konzern gehörende Einzelgesellschaften und der Zwischenholding eingesetzt. Neben der Gesellschaft, bei der Sie sich beworben haben, hat auch die zentrale Personalabteilung der HHLA, Zugriff auf Ihre eingegangenen Bewerbungsdaten. Es haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf des Bewerbungsverfahrens oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten benötigen.

Wir nutzen für den Bewerbungsprozess einen spezialisierten Software-Anbieter. Dieser wird als Dienstleister für uns tätig und kann im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten. Wir haben mit diesem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der sicherstellt, dass die Datenverarbeitung in zulässiger Weise erfolgt.

Das Bewerbungsportal wird von der concludis GmbH, Frankfurter Straße 561, 51145 Köln im Auftrag der HHLA betrieben. Die Webseite wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25 in 91710 Gunzenhausen gehostet. Ihr Lebenslauf wird automatisiert von dem Parsing-Tool der Firma Textkernel BV verarbeitet. Das Parsing findet auf einem Server in Deutschland statt und Ihre Daten werden nach dem Vorgang bei Textkernel BV gelöscht. Mit diesen Anbietern hat concludis GmbH Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

Die Bewerbungsdaten werden ausschließlich in Rechenzentren der Bundesrepublik Deutschland verarbeitet und die Weitergabe Ihrer Daten an Dritte – auch in Drittländer – erfolgt nicht.

Dauer der Datenspeicherung

Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die zuvor genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dies geschieht regelmäßig 3 Monate nach Abschluss eines Bewerbungsprozesses. Für den Fall, dass Sie einer weiteren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO), werden wir Ihre Daten nach Ablauf der vereinbarten Frist löschen. In der Regel beträgt diese Frist zwei Jahre. Sie haben zudem das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Fragebogen zur Bewertung des Bewerbungsprozesses

Nach Abschluss eines Bewerbungsverfahrens können Sie freiwillig unseren Bewerbungsprozess mit Hilfe eines Fragebogens bewerten. Sie gelangen über einen Link, der Ihnen per E-Mail zugesendet wird, zu dem Fragebogen. Die Verarbeitung Ihrer E-Mail-Adresse, um Ihnen den Link zum Fragebogen zuzusenden, erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO unter Berücksichtigung von § 26 Abs. 2 Satz 1 BDSG), die Sie uns während des Verfahrens geben können. Die Teilnahme am Fragebogen hat keine Konsequenzen für Ihr Bewerbungsverfahren. Die Umfrage dient ausschließlich dazu, unseren Bewerbungsprozess zu analysieren und Möglichkeiten zur Verbesserung unserer Abläufe durch Feedback zu ermitteln.

Für den Online-Fragebogen benutzen wir einen spezialisierten Anbieter mit dem wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen haben. Bei der Übermittlung des Fragebogens werden lediglich Meta-Daten (z.B. IP-Adresse) sowie die Fragen und Ihre Antworten übermittelt. Die Verarbeitung der Daten erfolgt ebenfalls auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO unter Berücksichtigung von § 26 Abs. 2 Satz 1 BDSG). Die Umfragedaten werden über eine sichere SSL-Verbindung versendet. Die Ergebnisse des Fragebogens werden durch unsere Personalabteilung ausgewertet und werden zu keinem Zeitpunkt mir Ihrer Person oder Daten, die Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens übermittelt haben, verknüpft. Ihre Antworten werden anonymisiert oder gelöscht, sobald wir die Auswertung beendet haben. Dies geschieht in der Regel drei Monate nach Übermittlung Ihres Fragebogens. Die Dokumentation und etwaige interne Veröffentlichung der Bewertungsergebnisse erfolgt ausschließlich in anonymisierter Form, ohne Ihre namentliche Nennung und ohne Angabe von Informationen, die einen Rückschluss auf Ihre Person zulassen.

Ihre Datenschutzrechte

Die folgenden Rechte stehen Ihnen aufgrund der anwendbaren Datenschutzgesetze zur Verfügung:

• Das Recht auf Erteilung von Auskünften über die Verarbeitung der eigenen personenbezogenen Daten gem. Art. 15 DSGVO.
• Das Recht auf Berichtigung sowie Löschung einschließlich des „Rechts auf Vergessenwerden" gem. Art. 16, 17 DSGVO.
• Das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen gemäß Art. 18 DSGVO.
• Das Recht auf Übertragbarkeit der Daten („Datenportabilität“) gemäß Art. 20 DSGVO.
• Das Recht keiner automatisierten Entscheidungsfindung unterworfen zu sein, die rechtliche Wirkung entfaltet oder eine Beeinträchtigung verursacht gemäß Art. 22 DSGVO.
• Das Recht, einer Verarbeitung einschließlich einem Profiling aufgrund Ihrer besonderen Situation zu widersprechen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f, 21 DSGVO.
• Das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.

Sämtliche Betroffenenrechte mit Ausnahme des Beschwerderechts bei der Aufsichtsbehörde können gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht werden. Nutzen Sie herfür bitte die oben genannten Kontaktdaten.