DATENSCHUTZ

Wir freuen uns über Ihr Interesse an der Hamburger Hafen und Logistik AG (HHLA). Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten, die Sie uns zwecks der Bewerbung übersenden, sehr ernst und möchten Ihnen versichern, dass wir in der Verarbeitung Ihrer privaten Daten, die datenschutzrechtlichen Vorgaben einhalten. Dazu gehört, dass wir Sie über den Umgang mit Ihren Daten im Bewerbungsprozess bei der HHLA wie folgt informieren:

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung

Hamburger Hafen und Logistik Aktiengesellschaft
Bei St. Annen 1
20457 Hamburg
Telefon: +49 40 3088-0
karriere@hhla.de

Das elektronische Bewerbermanagementsystem wird von der HHLA als zentrales Bewerbungstool zur Abwicklung des Stellenbesetzungs- und Bewerbungsprozesses auch für zum HHLA-Konzern gehörende Einzelgesellschaften und der Zwischenholding eingesetzt. Verantwortliche Stelle für die jeweilige Stellenausschreibung und die Verarbeitung personenbezogener Daten im Bewerbungsprozess ist grundsätzlich die in der jeweiligen Stellenausschreibung angegebene HHLA-Konzerngesellschaft.

Bei Fragen zu diesen Hinweisen können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten (m/w/d) unter der genannten Adresse oder per E-Mail an datenschutz@hhla.de wenden.

Erfassung Ihrer Informationen

Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere Ihre Kontaktdaten (wie Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) sowie weitere Daten zu Ihrem Werdegang (z.B. Lebenslauf, Qualifikationen und Abschlüsse, Berufserfahrung) und Ihrer Person (z.B. Anschreiben). Hierunter können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten fallen (z.B. Angaben zu einer Schwerbehinderung). Mit der Versendung Ihrer Bewerbungsunterlagen übermitteln Sie neben Ihren persönlichen Angaben auch Dokumente wie Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige Nachweise. Alle mitgesendeten Dokumente werden von uns mit dem Absenden der Bewerbungsunterlagen automatisiert verarbeitet und in einer Bewerberdatenbank gespeichert. Ihre Anlagen werden mit einer Texterkennungssoftware verarbeitet und die erkannten Inhalte zu Ihrem Datensatz gespeichert. Ihre Originaldateien werden zu PDF-Dokumenten konvertiert und ebenfalls zu Ihrem Datensatz gespeichert. Ihre Originaldateien werden daraufhin gelöscht. Im Falle fehlender Dokumente behalten wir uns vor, diese nachzufordern und ebenfalls in das Bewerbermanagementsystem nach dem hier beschriebenen Vorgang einzufügen.

Bitte stellen Sie sicher, dass Sie uns keine schädlichen Dateianhänge (z.B. Viren) zusenden. Bitte übermitteln Sie uns keine Angaben, die für Ihre Bewerbung nicht erforderlich sind, insbesondere nicht zu Ihrer ethnischen Herkunft, zu politischen, religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen, zur Gewerkschaftszugehörigkeit oder zu Ihrer sexuellen Orientierung. Angaben zu einer Schwerbehinderung oder Gleichstellung können Sie hingegen freiwillig machen. Wir verarbeiten sie ausschließlich zur Erfüllung unserer Pflichten nach dem SGB IX und zur Beteiligung der Schwerbehindertenvertretung.

Die Informationen, die Sie uns übermitteln, müssen der Wahrheit entsprechen, dürfen keine Rechte Dritter, öffentlich-rechtliche Vorschriften oder die guten Sitten verletzen.

Wir verarbeiten ausschließlich die von Ihnen im HHLA Bewerbungsformular zur Verfügung gestellten und im weiteren Bewerbungsprozess erhobenen personenbezogenen Daten.

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Die im Bewerbungsformular als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben benötigen wir jedoch, um Ihre Bewerbung prüfen und gegebenenfalls ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen begründen zu können. Ohne diese Angaben können wir Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen. Alle übrigen Angaben sind freiwillig; aus einer Nichtbereitstellung entstehen Ihnen keine Nachteile.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften. Die Datenverarbeitung dient der Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b, Art. 88 Abs. 1 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG. In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre Daten, um berechtigte Interessen des Verantwortlichen oder von Dritten (z.B. Tochtergesellschaften des HHLA-Konzerns) zu wahren. Ein solches berechtigtes Interesse besteht insbesondere, wenn die Verarbeitung Ihrer Daten für einen konzerninternen Datenaustausch zu Verwaltungszwecken (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO) erforderlich ist. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Bewerbungsverfahrens der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z.B. Beteiligungspflicht des Arbeitgebers gegenüber der Schwerbehindertenvertretung gem. § 164 Abs. 1 SGB IX und Anhörungs- und Unterrichtungsrechte der Schwerbehindertenvertretung gem. § 178 Abs. 2 SGB IX). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 Satz 1 BDSG.

Die Erforderlichkeit und der Umfang der Datenerhebung beurteilen sich u. a. nach der zu besetzenden Position. Wenn die zu besetzende Position insbesondere mit der Wahrnehmung besonders vertraulicher Aufgaben oder einer verstärkten personellen und/oder finanziellen Verantwortung verbunden oder an gewisse körperliche und gesundheitliche Voraussetzungen geknüpft ist, können risikoorientiert weitere Datenerhebungen erforderlich sein. Diese besonderen Datenerhebungen bzw. Verfahren (z. B. Eignungsuntersuchung, polizeiliches Führungszeugnis, Pre Employment Screening) erfolgen in der Regel erst unmittelbar vor Ihrer Einstellung und gehen mit gesonderten Informationen einher.

In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten auch zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder Dritten. Dies kann u.a. zur Verteidigung von Rechtsansprüchen nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) erfolgen. In diesem Zusammenhang haben wir ein berechtigtes Interesse daran, Ihre Daten zu Beweiszwecken zu verarbeiten.

Die Weitergabe Ihrer Daten an andere HHLA Konzernunternehmen kann erfolgen, soweit dies für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist. Die Rechtsgrundlage ergibt sich hier aus Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt hierbei in der Prüfung der Eignung für weitere Vakanzen im Konzern, der zentralen Recruiting-Steuerung und der Vermeidung paralleler Bewerbungsverfahren.

Außerdem sind wir aufgrund von europäischen und nationalen Regelungen zu bestimmten Datenverarbeitungen gesetzlich verpflichtet, insbesondere zu einem Namensabgleich / Datenabgleich mit den behördlichen Sanktions- und Anti-Terrorlisten (z. B. nach EU-Verordnungen Nr. 2580/2001 und 881/2002) verpflichtet. Hintergrund des Abgleichs ist, dass Personen und Organisationen, die auf den Sanktions- und Anti-Terrorlisten geführt sind, keine Gelder zur Verfügung gestellt werden dürfen. Dieser Abgleich erfolgt unmittelbar vor Ihrer Einstellung auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO.

Wir verarbeiten grundsätzlich nur diejenigen Daten, die Sie uns selbst zur Verfügung stellen. In bestimmten Fällen erhalten wir Daten auch aus anderen Quellen. Hierzu zählen bei einer Eignungsuntersuchung das Untersuchungsergebnis vom untersuchenden Arzt, beim polizeilichen Führungszeugnis die vom Bundesamt für Justiz ausgestellte Auskunft, beim Abgleich mit Sanktions- und Anti-Terrorlisten die von den zuständigen Stellen veröffentlichten Listen und sofern Sie uns Referenzpersonen benennen, Auskünfte dieser Personen.

Datenempfänger und Übermittlung der Daten

Das Bewerbungsportal wird von der HHLA zentral auch für zum HHLA-Konzern gehörende Einzelgesellschaften und der Zwischenholding eingesetzt. Neben der Gesellschaft, bei der Sie sich beworben haben, hat auch die zentrale Personalabteilung der HHLA Zugriff auf Ihre eingegangenen Bewerbungsdaten. Es haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf des Bewerbungsverfahrens oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten benötigen.

Wir nutzen für den Bewerbungsprozess einen spezialisierten Software-Anbieter. Dieser wird als Dienstleister für uns tätig und kann im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten. Wir haben mit diesem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der sicherstellt, dass die Datenverarbeitung in zulässiger Weise erfolgt.

Das Bewerbungsportal wird von der concludis GmbH, Frankfurter Straße 561, 51145 Köln im Auftrag der HHLA betrieben. Die Webseite wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25 in 91710 Gunzenhausen gehostet. Ihr Lebenslauf wird automatisiert von dem Parsing-Tool der Firma Textkernel BV verarbeitet. Das Parsing findet auf einem Server in Deutschland statt und Ihre Daten werden nach dem Vorgang bei Textkernel BV gelöscht. Mit diesen Anbietern hat concludis GmbH Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

Die Bewerbungsdaten werden ausschließlich in Rechenzentren der Bundesrepublik Deutschland verarbeitet. Über die vorgenannten Empfänger und Auftragsverarbeiter hinaus geben wir Ihre Daten nicht weiter.

Dauer der Datenspeicherung

Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die zuvor genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dies geschieht regelmäßig 3 Monate nach Abschluss eines Bewerbungsprozesses. Für den Fall, dass Sie einer weiteren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO), werden wir Ihre Daten nach Ablauf der vereinbarten Frist löschen. In der Regel beträgt diese Frist zwei Jahre. Sie haben zudem das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Fragebogen zur Bewertung des Bewerbungsprozesses

Nach Abschluss eines Bewerbungsverfahrens können Sie freiwillig unseren Bewerbungsprozess mit Hilfe eines Fragebogens bewerten. Sie gelangen über einen Link, der Ihnen per E-Mail zugesendet wird, zu dem Fragebogen. Die Verarbeitung Ihrer E-Mail-Adresse, um Ihnen den Link zum Fragebogen zuzusenden, erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO unter Berücksichtigung von § 26 Abs. 2 Satz 1 BDSG), die Sie uns während des Verfahrens geben können. Die Teilnahme am Fragebogen hat keine Konsequenzen für Ihr Bewerbungsverfahren. Die Umfrage dient ausschließlich dazu, unseren Bewerbungsprozess zu analysieren und Möglichkeiten zur Verbesserung unserer Abläufe durch Feedback zu ermitteln.

Für den Online-Fragebogen benutzen wir einen spezialisierten Anbieter mit dem wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen haben. Bei der Übermittlung des Fragebogens werden lediglich Meta-Daten (z.B. IP-Adresse) sowie die Fragen und Ihre Antworten übermittelt. Die Verarbeitung der Daten erfolgt ebenfalls auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO unter Berücksichtigung von § 26 Abs. 2 Satz 1 BDSG). Die Umfragedaten werden über eine sichere TLS-Verbindung versendet. Die Ergebnisse des Fragebogens werden durch unsere Personalabteilung ausgewertet und werden zu keinem Zeitpunkt mir Ihrer Person oder Daten, die Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens übermittelt haben, verknüpft. Ihre Antworten werden anonymisiert oder gelöscht, sobald wir die Auswertung beendet haben. Dies geschieht in der Regel drei Monate nach Übermittlung Ihres Fragebogens. Die Dokumentation und etwaige interne Veröffentlichung der Bewertungsergebnisse erfolgt ausschließlich in anonymisierter Form, ohne Ihre namentliche Nennung und ohne Angabe von Informationen, die einen Rückschluss auf Ihre Person zulassen.

Automatisierte Entscheidungsfindung 

Zur Strukturierung Ihrer Unterlagen setzen wir Texterkennungs- und Lebenslauf-Auswertungssoftware ein. Diese bereitet Ihre Angaben ausschließlich technisch auf. Eine Entscheidung über Ihre Bewerbung, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung einschließlich Profiling beruht und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 DSGVO), treffen wir nicht. Über den Fortgang Ihrer Bewerbung entscheiden stets Mitarbeitende unseres Unternehmens.

Ihre Datenschutzrechte

Die folgenden Rechte stehen Ihnen aufgrund der anwendbaren Datenschutzgesetze zur Verfügung:

• Das Recht auf Erteilung von Auskünften über die Verarbeitung der eigenen personenbezogenen Daten gem. Art. 15 DSGVO.
• Das Recht auf Berichtigung sowie Löschung einschließlich des „Rechts auf Vergessenwerden“ gem. Art. 16, 17 DSGVO.
• Das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen gemäß Art. 18 DSGVO.
• Das Recht auf Übertragbarkeit der Daten („Datenportabilität“) gemäß Art. 20 DSGVO.
• Das Recht keiner automatisierten Entscheidungsfindung unterworfen zu sein, die rechtliche Wirkung entfaltet oder eine Beeinträchtigung verursacht gemäß Art. 22 DSGVO.

Soweit wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen verarbeiten, haben Sie das Recht, dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit zu widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Ihren Widerspruch richten Sie bitte an die oben genannten Kontaktdaten.

Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage einer Einwilligung verarbeiten, können Sie diese jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Sie haben zudem das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.

In Hamburg ist die zuständige Aufsichtsbehörde: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien und Hansestadt Hamburg, Ludwig-Erhard-Str 22, 20459 Hamburg,

E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de.

Sämtliche Betroffenenrechte mit Ausnahme des Beschwerderechts bei der Aufsichtsbehörde können gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht werden. Nutzen Sie hierfür bitte die oben genannten Kontaktdaten.

Kontakt zum Datenschutzbeauftragten:

Sie haben zudem das Recht, sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten zu wenden (datenschutz@hhla.de).